社用車を保有する企業は多く、特に営業業務では、社用車で取引先を訪問することも頻繁にあります。
社用車の安全な利用のためには適切な管理が必要ですが、新入社員にはどう管理すべきか具体的にわからないという方も多く、自家用車との違いについて理解させる配慮が必要です。
この記事では、新入社員が配属されたときに注意すべき、社用車の使い方や管理方法、社用車の故障や事故発生時にどのような対応をすべきか、などについて解説します。

社用車とは？

「社用車」とは、企業が保有・利用する車両のことです。
必要な装備を用意して社員に貸与され、長距離移動用、送迎用、荷物の運搬用など、使用用途に応じて最適な車種が選ばれています。
自家用車とは異なり、社員の好みで車種を選ぶことはありません。
筆者の会社でも、8台の社用車を保有していますが、商用バンまたは乗用車でも荷物を載せられるワゴンタイプを選んでいます。

そして、車両代や税金をはじめ、ガソリン代や車両点検費、消耗品やメンテナンス費などはすべて会社で負担するのが一般的です。
その代わり、利用目的は業務のみで、社用車の私的な利用は禁止されています。
「費用はかからないが、車を選べない」のが社用車である、とも言えるでしょう。

社用車に必要な装備

社用車は日常的に利用する自家用車とは異なり、業務に特化して使用する車です。
そのため、以下のような装備が一般的に必要とされています。

・ フロアマット
車の床を泥や砂・飲食物の汚れから守るためのマット。利用頻度が高く、移動距離も長くなりがちな社用車をクリーンに保つために必要な装備です。
サイズや素材はさまざまで、防水機能付きのものなどもありますが、純正品は高価なため、社用車には安価な社外品（純正外品）が選ばれることが多いでしょう。

・ドアバイザー
左右の窓ガラスの上に付ける、小さな屋根のような樹脂製のパーツのこと。主に換気目的で装着され、雨天時に少し窓を開けても、雨が吹き込まずに換気が可能です。
こちらも純正品は高価なため、社外品（純正外品）が選ばれるのが一般的です。

・カーナビ
営業先など、訪問したことのない場所へ行くことが多い社用車には必須の装備です。パナソニック、パイオニアなどの廉価モデルの採用が多く、最近は、カーナビとスマホをBluetooth接続し、音楽を楽しむことができる機能も一般的です。
しかし、スマホの音楽を大音量でイヤホンで聴くことは、注意力を低下させ、危険運転につながりますので控えましょう。メーカーにより操作方法が異なるため、取扱説明書をダッシュボードに入れておき、持ち出さないように注意します。

・ETC
高速道路を利用しての移動も多い社用車には、こちらも必須の装備。最近はETC2.0装着が主流です。
カードを挿入する本体の場所がわかりにくい場合があるので、社用車のETC設置場所は統一しておくことが基本。写真に撮り、赤丸で囲むなどして説明すると不慣れな新入社員にもわかりやすいでしょう。

・ドライブレコーダー
ここ5年ぐらいでほぼ標準装備となりました。新入社員はドライブレコーダーで”見張られている”ように感じたり、不安を抱えたりするため「何が記録されているのか？」をはっきりさせておくことが重要です。
運転中の前方映像や車内のドライバーの映像、車内の音声、位置情報など、具体的に伝えておきましょう。記録した映像は事故防止と事故の記録以外の用途には使用しない旨も伝えておくことで不安も解消できます。

車内で管理が必要なものを把握

日々安全に、効率的に社用車を利用するためには、車内で管理が必要なものを把握し、運転前に点検や整備、清掃をすることも大切です。
車内で管理するべき備品としては、主に以下のようなものがあります。

・ 各種カード、燃料給油カード、駐車場カード、ETCカードなど
盗難の危険性があるため、貴重品は車内に置きっぱなしにしないよう注意。

・カバン、パソコン、スマホ、USBメモリ
特に、個人情報が入ったUSBメモリは紛失すると、情報流出のリスクがあり大きな問題になります。会社の信用を失う可能性もあるため、厳重に管理しましょう。

・車のキー
紛失すると業務が遂行できなくなるだけでなく、会社へも大きな損害を与えるため、停車中はカバンやポケットに入れて管理を。
社内ではキーケースを用意し一元的に管理すると、帰社業況などが一目でわかります。個人に管理を任せるのはトラブルにつながるため避けた方がよいでしょう。最近は、クラウドでキーを管理するシステムも登場しています。

・商品カタログ、見本
車に載せたままでは、備品や部数の管理ができず、紛失した際も気付くのが遅れてしまいます。必要な分だけ車に載せるようにし、業務が完了したらすぐに降ろすように心がけます。
また、車内の様子を把握するために、ドラレコの車内カメラも有効です。車内撮影機能で客観的に記録することで、人間の目では気づかなくても、カメラの映像越しでは散乱状況がわかることもあり、車内の整頓に効果的です。

さらに、事故を防止し安全な運転をするために、日常的な点検も重要です。
まず必要なメンテナンスとして挙げられるのが給油です。車の走行に、給油が必要なことは言うまでもありません。
どんなタイミングで給油をするのか、給油の支払いはどうするのかなどを事前にルール決めしておく必要があります。
その他、オイル交換やタイヤ交換、ウォッシャー液などのバッテリーの量の確認、ワイパーの状態確認なども、定期的に行いましょう。

▼参考
Bqey（ビーキー）

改造や私物の持ち込みはNG

社有車は会社のものです。このことは、改めて新入社員にも伝えておきましょう。
社員の私物を持ち込んだり、乗せたりすることは基本的に禁止です。ハンドルやシフトノブを自分好みに付け替えることも控えましょう。
社用車の改造することは言語道断です。社用車の車両は、会社で購入していたりリースしていたりするため、仕様が変われば保険の適用外になってしまうこともあります。

ただ、すべてのものがNGというわけではなく、業務を効率的に進めるために、取り外しができるUSBの充電プラグ程度であれば自身のものを持ち込んでも問題ないでしょう。
車内の芳香剤などは好き嫌いがあり、後に乗る人に不快な思いをさせる可能性があるため、止めておいた方が無難。最近は、消臭タイプの芳香剤が人気です。

社用車の故障時にはどうすべき？

業務に不慣れな新入社員は、思いがけないトラブルや不注意で、社用車を故障・破損させてしまうこともあるでしょう。
一般的な就業規則では、嫌がらせなど「故意または重大な過失によって会社に損害を与えたとき」には、会社から従業員に対し損害賠償の請求が可能で、従業員が一部修理費用を弁償する場合もあります。

しかし、通常の注意業務を尽くしている場合には、従業員の損害賠償義務は生じないことがほとんどです。
社用車がリースの場合は、「メンテナンスリース」として故障や破損が発生した際にかかるメンテナンス費用もリース料金に含まれているのが通常です。さらに、車検費用や法定12ヶ月点検費用、各種消耗品交換費用なども含まれています。
社用車が故障したときは、車両管理を担当する総務部などに連絡をし、指示を仰ぐようにしましょう。

また企業としても、社用車を所有し、新入社員が車両を運転することには、さまざまなリスクが伴うため、会社全体でしっかりと管理していく必要があります。

社用車で事故を起こしたときの対応

万が一、新入社員が社用車で交通事故を起こした場合には、どのような対応が必要なのでしょうか。
社用車での業務中の事故は、管理責任が問われ、場合によっては企業イメージが損なわれることもあります。
そのダメージを最小限に抑えるために、実際に交通事故が起こった際に従業員や会社がとるべき対応を想定し、万が一の場合に備えておくことが重要です。
事故発生時の対応の流れを以下にまとめました。

STEP1：ケガ人を救護

被害状況を確認し、けが人がいるのであれば、まずは救助を最優先に。負傷者がいればすぐに119番通報します。救急車が到着するまでの間、応急処置も状況に応じて行います。

STEP2：安全の確保

二次被害防止のために、ハザードランプや発炎筒の使用、三角表示板を置いたりして、後続車の注意を促します。自走が可能な場合は、速やかに安全な場所へ移動してください。

STEP3：警察へ連絡

状況が把握できたら警察へ連絡。道路交通法により、交通事故発生時には警察を呼ぶ義務が定められています。人身事故はもちろん物損事故についても、届け出が必要です。
事故発生を上司や同僚に知られることを恐れ、示談などで自己解決しようとする方もいますが、トラブルの元になりますので、落ち着いて警察へ連絡することが大切です。

STEP4：相手の情報を確認

事故後の対応をスムーズに進めるためにも、相手の住所、氏名、連絡先、車種、登録番号などを確実にチェックしておきます。
先方が任意保険に加入している場合は保険会社名・連絡先も確認しましょう。

STEP5：自社へ報告

会社の指示を仰ぎ、担当者が保険会社へ連絡して、今後の対応方法を検討します。
事故発生時の連絡先は、事前に確認し、スマホに登録しておくと慌てることがありません。

STEP6：現場状況の確認・記録

現場状況（お互いのスピード・停車位置・信号機や一時停止の交通規制など）をメモや写真に撮って記録しておくのが有効です。
事故現場の車の位置や損傷箇所をスマートフォンで撮影しておくなど、現場の情報をなるべく多く取得・保存しておくことも重要です。
また、ドライブレコーダー映像を必ず残しておきましょう。客観的な証拠として事故状況を正しく把握でき、事後処理をスムーズに進めることが可能です。

STEP6：治療と労災の手続き

従業員自身が負傷してしまい、相手に対して人身事故の損害賠償を求める場合には、診断や通院が必要になるため、医師による診断を受け治療します。
業務中に事故に遭ったケースでは、労災の適用が可能なので、治療費や休業補償の支給も申請します。

まとめ

• 「社用車」とは、企業が保有・利用する車両のこと
• 社用車は自家用車とは異なり、業務遂行のためにETCやカーナビなどの装備が必須
• 効率的な社用車利用のため、貴重品や各種カードなど車内で管理するべきものを把握すべき
• 社用車の故障時、事故発生時の対応も事前にしっかりと確認しておくことが重要

（執筆者：酒井 恭子）