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社用車にかかる経費と運用コストを詳しく解説!社用車購入時の注意点とは?

社用車は購入費用をはじめ、メンテナンス費用なども経費として計上が可能です。
購入する際には、減価償却についてや購入のタイミングなど、いくつかの注意点があります。また、運用時にかかるさまざまなコストを把握し、コスト削減に努めることも大切です。
この記事では、社用車購入時の注意点や、経費として計上できる社用車の必要経費、運用・安全対策コストなどを解説。業務効率アップと運用経費の削減に効果的な業務用ドライブレコーダーも紹介します。

社用車の購入にあたっての注意点

社用車を購入する際には、経費計上についても考え、車種や購入するタイミングにも注意することが大切です。
社用車の購入にあたってのいくつかのポイントを解説していきます。

減価償却のルールに基づいて経費にする

まず、社用車にかかる費用の中で経費計上できるのは、購入費用です。車は購入金額も大きく、経費として計上することで節税効果も期待できます。
ただし、一度にすべての金額を経費計上できるわけではありません。社用車の購入代金を経費として落とすためには、「減価償却」という会計手続きを使用します。
「減価償却」とは、車の使用に伴って消耗する金額を見積もり、分割して経費で落とす計算方法です。

そのため、購入費用を「耐用年数」という税法上の使用可能期間で、複数年にわたって計上します。毎年価値が落ちることを考慮し、経費とするやり方です。
新車の場合、耐用年数は普通車が6年、軽自動車が4年と定められています。
計算方法は主に3種類あり、最も簡単なのは定額法で、計算式は「車両価格÷耐用年数」となります。
例えば、300万の普通車を新車で購入した場合、普通車の耐用年数は6年なので、「300÷6=50」という計算となります。6年間にわたり毎年50万円を経費計上し、節税対策が可能です。

また、新車と中古車では、耐用年数が異なります。中古車は下記の計算式で別途耐用年数を計算する必要があります。
法定耐用年数 − 経過年数 + 経過年数×20%(1年未満切り捨て)
一般的に、中古車は新車よりも耐用年数が短くなるため、同じ金額で車を購入した場合には、早期に経費として計上できる額が多くなります。
そのため、社用車として中古車を購入するとお得なケースもあります。短期間で一括償却したい場合には中古車を選択するのもよいでしょう。

社用車を購入するタイミングにも配慮を

車の減価償却は1ヶ月単位で計算されるため、購入するタイミングにも注意が必要です。
決算月に社用車を契約すると、その年度の償却対象期間は1ヶ月分のみとなってしまいます。
初年度からすべての月で減価償却費を計上したい場合には、最初の月に社用車を契約する必要があります。

経費計上できない車種もあるので要注意

法人で車を購入する際、車種によっては、経費の計上ができない場合があります。
経費として認められるポイントは、購入する車が業務や用途に見合っているかどうかです。
高級車や嗜好性が高い車は、税務調査の際に税務署から指摘が入るなど、税務処理上の問題が指摘される可能性があり、経費として認められないケースがあります。
私用で社用車が使われる割合が多すぎる場合も、同じく経費計上できないことがあります。
用途に見合った車種を選択し、業務上の必要性を説明できるようにしておくこと、業務とプライベートでの使用割合のデータも明確にしておくことが大切です。

社用車を所有した場合の必要経費

社用車の購入費用だけでなく、車を維持するための必要経費に関しても経費として計上が可能です。
主に下記が経費計上できる費用になります。

  • ガソリン代
  • 社用車を運行するために必ずかかるのが、燃料となるガソリン代です。車両費や旅費交通費、消耗品費など用途に応じて仕訳・計上します。

  • 保険料
  • 車検ごとに支払う自賠責保険と自動車任意保険の保険料です。「保険料」または「車両費」として仕訳・計上します。

  • 税金
  • 自動車税や重量税も経費として計上可能です。勘定科目は、「租税公課」となります。

  • 駐車場代
  • 会社の敷地内に社用車を駐車できず、別途駐車場を契約する場合には、駐車場代も経費として計上ができます。勘定科目は、「地代家賃」となります。

  • メンテナンス代
  • その他にも社用車を維持するためには、法定点検費用や車検費用、修理費用、タイヤなどの消耗品の購入・交換代や洗車代など、さまざまな費用が発生します。
    点検や修理費用は「修繕費」、車両備品代は「消耗品費」として仕訳・計上ができます。

社用車購入後にかかる運用コストと安全対策

社用車を維持し続けることに加え、適切かつ安全に運行するためにも、コストがかかります。
さまざまな無駄を省き業務を効率化するために、最適なルートを提案したり、車両の稼働状況を把握することは重要です。
また、社用車で事故が発生してしまうと、事故対応が必要なだけではなく、企業イメージが悪化し社会的な信用を失うことにもなります。
社用車の運用コストは安くはありませんが、運行管理と安全を確保するための対策は、しっかりと行うことが大切です。

①運行管理業務にかかるコスト

社用車を購入すると、日報管理のデータ集計や記録、運転日報の記入などの運行管理業務が発生します。
適切なルートの調査や、目的地までの移動時間の短縮など、運行の効率化を図るための業務も必要とされます。
社用車を最適な状態で管理しムダを解消することで、営業機会の損失をなくし、営業効率の向上や売上アップにつなげることができます。

②安全運転管理にかかるコスト

社用車の購入に伴い、安全運転管理にかかるコストもさらに必要になります。
「道路交通法施行規則」では、一定数以上の社用車を所有している事業者は「安全運転管理者」を選任する義務が定められています。
安全運転管理者の業務内容は、運転者の適性の把握、運行計画の作成、交替要員の配置、異常気象時の安全運転の確保、点呼・日常点検による安全運転の確保、運転日誌の記録、運転者の安全運転指導など、多岐に渡ります。

万が一、事故を起こしてしまうと、運転者である従業員だけでなく会社にも責任が発生します。事故によって会社は社会的信用を失い、経済的損失も発生します。
このようなリスクを回避するために、社用車の安全運転管理にはしっかりとコストをかけ、徹底して対策する必要があります。

ドラレコの導入は運用コストの削減に効果的

こうした運行管理の効率化や安全運転管理・事故防止対策を徹底するために有効な手段が、ドライブレコーダーの導入です。
法人向けに特化した「業務用ドライブレコーダー」には、多くの機能が搭載されており、燃費向上と事故削減につながります。
社用車の管理業務における安全性や正確性を損なわずに、導入費用以上の効果が期待でき、コストを削減することが可能です。
各社からさまざまな業務用ドラレコが登場していますが、特に導入件数が急増し注目されているのが「ナウト」と「無事故プログラム」です。

AI搭載で事故防止、簡単操作で運行管理できる「ナウト」

「ナウト」は、シリコンバレー発の自動車業界注目の企業、ナウト社が開発した次世代型のドライブレコーダーです。
前方カメラだけでなく、AI(人工知能を搭載した車内カメラが付いているのが大きな特徴。
わき見運転などの危険をすかさず検知し、 リアルタイムでアラートを鳴らし事故を未然に防止します。
導入企業では、実際にわき見回数の大幅な減少を達成。危険度別のデータが見えることで、
回数の減少だけでなく、危険度の増減による指導ポイントも明確になります。

また、シンプルで直感的に使いやすい運行管理ソフトウェアを搭載。
誰でも操作・確認しやすい仕様になっており、運行管理者が状況を簡単に把握できるので、大幅な業務効率アップにつながります。
運転者に対して速度データや実際の映像などの証拠を元に、効率的で的確な指導をすることが可能です。

「ナウト」について詳しくはこちら
https://no-wakimi.net/

”見える化”を実現し事故を削減・防止「無事故プログラム」

「無事故プログラム」は、3つの”見える化”を実現し、事故を削減・防止する画期的な運行管理ドライブレコーダーです。
まず、危険運転を「見える化」。危険運転を感知すると、運行管理者に、いつ・どこで・誰が・どのような状況で、どのような運転をしたかをメールで知らせます。
リアルタイムの通知で運転状況を素早く把握できるので、万が一の事故の際も迅速な対応が可能です。
2つ目は、運転傾向を「見える化」。膨大な運転情報のデータがグラフ化され、運転傾向や状況を簡潔に分析できるので、ドライバーの危険運転を防止できます。
3つ目は、運転指導内容を「見える化」。分析データや動画・静止画を講習に活用することができ、一人ひとりに合わせた適切な指導が可能になります。

危険運転やドライバーの運転傾向を把握することで事故を確実に防止し、各データを元に実践的な安全指導ができる「無事故プログラム」。
各ドライバーの日々の運行状況(走行時間、走行距離、危険運転回数など)と危険運転イベント映像、運行経路も閲覧できるので、運行業務の効率化にも非常に有効です。

「無事故プログラム」について詳しくはこちら

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まとめ

  • 社用車購入の際には、経費計上することを考え、車種や購入タイミングなどに注意が必要
  • ガソリン代や保険料など、社用車を維持するための費用も経費として計上できる
  • 社用車を適切に運行し、安全対策をしっかりとするためにもコストが必要
  • 運用コストの削減には、業務用ドライブレコーダーの活用が効果的
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